こんにちは、タイム所長です。
本記事では時短術の習得の心構えについて解説します。これは私自身も自分で個人DXを進める上で常に意識して実践しています。最初は言語化せずに自分で考えていました。調べてみると「パレートの法則」でよく知られてる内容で”車輪の再発明”していたことに気づきました。
なので本記事では「パレートの法則」をベースにご説明します。
パレートの法則
パレートの法則（Pareto Principle）、または80対20の法則は、イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレート（Vilfredo Pareto）によって発見された所得分布の経験則である。その詳細はここでは記述しませんのでwikipediaで確認してほしいです。
今回はそこから派生して応用された結果、”仕事の成果の80%は、その仕事に割いた時間の20%から生み出される”に基づいて考えた考え方を示す。また他には、企業の売上の80％は上位20％の顧客によって生み出される、あるいはプロジェクトの成果の80％は投入された労力の20％によってもたらされるといった応用もある。
ただし、80対20の比率は必ずしも厳密な数値ではなく、実際のデータによっては異なる割合になることもある。それでも、この法則は「少数の要素が大きな影響を与える」という一般的な傾向を示す指標として、現代でも広く活用されている。
80点を目指せ(60点でもいい)
パレートの法則である”仕事の成果の80%は、その仕事に割いた時間の20%から生み出される”とあるようにショートカットキーの習得を例に説明します。リンク先は、厳選したショートカットキーを紹介した記事です。
まず、ショートカットキーを習得しようとよく使うコマンドのショートカットキーから調べる
よく使うキーと時短効果が大きいキーから取り組みます。そして数日経つと覚えてるキーとうまく覚えれないキーがあると思います。そこで覚えられないキーについてはいったん忘れてそれまでのやり方にしましょう。
覚えたキーを日々の業務に落とし込めば60点～80点は獲得です。
理由は、覚えられたキーは使用頻度の上位20%である可能性が高く、仕事で使うコマンドの80%は網羅できてる可能性が高いからです。これもパレートの法則からきてます。
そして、生成AI、マクロ、プログラミング、新しいサービスと他の手段でショートカットキーで得られない効率化を取り組めば、業務全体でさらに効率的に日々を過ごせます。
100点(全部やる)は間違い
時短術を全て実践しようとすると、時短術を実践するために時間を割くことになります。先ほど述べた逆になるため使用するコマンドの80%は仕事の20%にしか使用していません。
そうなると使用頻度が低く覚えが悪いです。覚えるために時間が必要で80点⇒100点まではそれまでかかった時間の4倍の時間がかかることになります。
4倍の根拠は、”仕事の成果の80%は、その仕事に割いた時間の20%から生み出される”から考えています。成果の20%を埋めるには仕事の時間の80%(20%の4倍)の時間がかかるということになります。
実際、私も当初すべてをショートカットキーでと思った時期があり実践していましたが、永遠にループから抜けれらなくなります。覚えきれない⇒調べる⇒実践⇒忘れる⇒調べる⇒・・・
80点を積み上げる
業務の効率化は色々あります。仕事の進め方、PC時短術、プログラミング、Saas利用、生成AIなどなどこれからも色々な手段が出てくると思います。
仕事の進め方を80点、PＣ時短術を80点、プログラミングを80点、生成AIを80点
それぞれ80点を積み上げて合計320点！効率的に仕事を楽しく進めましょう！
